Nhiều doanh nghiệp chú trọng đào tạo và phát triển nguồn nhân lực ngay từ giai đoạn sơ khai với quy trình Onboarding. Vậy khái niệm Onboard là gì? Làm thế nào để tiến hành Onboard nhân sự hiệu quả, tạo niềm tin và động lực cho nhân viên mới? Cùng tìm hiểu chi tiết về chủ đề Onboarding Process là gì qua bài viết nhé!
1. Onboard là gì?
Onboard là thuật ngữ đề cập đến các hoạt động giúp nhân sự mới có cơ hội làm quen, tiếp xúc và hòa nhập với môi trường văn hóa doanh nghiệp, tránh việc bỡ ngỡ khi bắt đầu công việc thực tế. Onboarding là quá trình không thể thiếu trong quy trình tuyển dụng và đào tạo đồng bộ trong các công ty, doanh nghiệp.
Mục tiêu của quy trình Onboarding là giúp nhân viên mới cảm thấy tự tin, có tinh thần hứng khởi và nhanh chóng hòa nhập vào môi trường làm việc. Đây là quy trình quan trọng, bao gồm các hoạt động bổ trợ cần thiết cho ngày đầu nhận việc như tham quan văn phòng, giới thiệu đồng nghiệp, quy định công ty,... nhằm giúp nhân viên mới hiểu rõ hơn về vị trí và yêu cầu công việc mà họ đang đảm nhận.
2. Vai trò của quy trình Onboard
Onboarding process giữ vai trò quan trọng đối với các công ty, doanh nghiệp trong việc tuyển dụng và giữ chân nhân tài. Cụ thể:
2.1 Tiết kiệm chi phí, thời gian đào tạo nhân sự
Nhiều doanh nghiệp triển khai quy trình Onboarding đầy đủ, hỗ trợ tận tình nhằm giúp nhân viên mới nhanh chóng thích nghi và “vào guồng” công việc dễ dàng hơn. Từ đó doanh nghiệp có thể rút ngắn thời gian cũng như tiết kiệm đáng kể chi phí đào tạo, mà vẫn đảm bảo có một đội ngũ nhân lực mới chất lượng cho công ty.
2.2 Gắn kết nhân viên cũ và nhân viên mới
Onboarding đóng vai trò như chiếc cầu nối giúp nhân viên mới nhanh chóng làm quen và hòa nhập với môi trường tập thể trong công ty. Quy trình này giúp thu hẹp khoảng cách giữa nhân viên cũ và mới, tạo dựng mối quan hệ gắn bó để đảm bảo tính thống nhất, đồng bộ trong công việc. Đồng thời tạo cho nhân viên mới cảm giác thân thuộc, từ đó họ sẵn sàng góp sức vào sự phát triển chung của công ty.
2.3 Giảm sự căng thẳng ban đầu
Bất cứ ai khi mới “chân ướt chân ráo” bước vào một môi trường mới cũng sẽ không tránh khỏi sự hồi hộp, bối rối. Quy trình Onboarding chính là “điểm tựa” giúp nhân viên mới giảm bớt những căng thẳng, lo âu ban đầu và từ từ làm quen, thích nghi với công việc, con người cũng như văn hóa doanh nghiệp.
2.4 Đồng bộ quy trình tuyển dụng và đào tạo
Onboarding có thể được coi là một bước chuyển tiếp quan trọng giữa quá trình tuyển dụng và đào tạo. Nếu doanh nghiệp muốn tạo ra một quy trình liên tục và thống nhất, đảm bảo đồng bộ từ khâu tuyển dụng đến đào tạo thì cần đảm bảo thực hiện tốt ở khâu onboard cho nhân viên mới.
2.5 Giữ chân nhân tài, giảm tỷ lệ nghỉ việc
Onboarding là một giai đoạn rất quan trọng, có ảnh hưởng đến quyết định gắn bó lâu dài với tổ chức, công ty của đội ngũ nhân sự. Nhiều doanh nghiệp tập trung triển khai quy trình Onboarding hiệu quả, đầy đủ nhất với mục đích giữ chân nhân tài, đồng thời giảm thiểu tỷ lệ nhân viên nghỉ việc ngay trong giai đoạn đầu.
2.6 Xây dựng lộ trình phát triển rõ ràng cho nhân viên mới
Đào tạo hội nhập hay triển khai onboard ở giai đoạn đầu sẽ giúp người quản lý có cơ hội tiếp xúc sâu hơn với nhân viên mới. Từ đó, doanh nghiệp có thể xây dựng một lộ trình phát triển rõ ràng, phù hợp cho nhân viên ở giai đoạn tiếp theo. Khi thực hiện quy trình onboarding, nhân viên sẽ được định hướng, tạo điều kiện tốt nhất để làm việc và phát triển. Nhờ đó, doanh nghiệp cũng ngày càng vững mạnh hơn.
3. Quy trình Onboarding nhân viên mới gồm những gì?
Sau đây là các bước áp dụng quy trình Onboarding nhằm hướng dẫn, hỗ trợ “nhập môn” cho nhân viên mới:
3.1 Pre-Onboarding
Ngoài khái niệm Onboarding là gì, nhiều người còn bắt gặp thuật ngữ Pre-Onboarding. Hiểu đơn giản, đây là giai đoạn đầu tiên chuẩn bị của quá trình đào tạo hội nhập. Pre-Onboarding bắt đầu ngay khi có ứng viên chấp nhận offer làm việc, và công ty cần chuẩn bị các thủ tục cần thiết để nhân viên mới đến nhận việc.
Về phía doanh nghiệp tuyển dụng, đây là thời điểm rất quan trọng vì có thể ứng viên đang cân nhắc nhiều lựa chọn khác. Những ấn tượng không tốt ban đầu ít nhiều sẽ khiến ứng viên thay đổi quyết định không nhận offer. Do đó, công ty cần có kế hoạch Pre-Onboarding cụ thể và bài bản để ứng viên cảm thấy được chào đón.
Một số công tác chuẩn bị trước khi chào đón nhân viên mới ở bước Pre-Onboarding gồm có:
- Gửi email chia sẻ các thông tin về tổ chức, doanh nghiệp, môi trường làm việc, văn hóa công ty, sơ đồ tổ chức,... cho nhân viên mới.
- Phòng nhân sự cần chuẩn bị một số vật dụng cơ bản như: máy tính, sổ tay, bút ghi chú,... để tạo môi trường làm việc thân thiện và thoải mái.
- Chuẩn bị đồng phục làm việc theo số đo của nhân viên mới.
- Kiểm tra chỗ ngồi, các trang thiết bị cần thiết cho nhân viên mới.
- Giải đáp những thắc mắc của ứng viên về khu vực để xe, cơm trưa,...
3.2 Ngày đầu nhận việc
Giai đoạn thứ hai của quy trình Onboarding là chào đón nhân viên mới trong ngày đầu tiên đi làm. Vì chưa quen môi trường làm việc trong tổ chức, cũng như chưa biết cách thức thực hiện công việc hàng ngày, nên nhân viên mới cần được công ty cung cấp định hướng (Orientation Day) để bắt đầu hòa nhập và thích nghi.
3.2.1 Vai trò, nhiệm vụ của các phòng ban
Theo đó, các doanh nghiệp lớn sẽ phân công nhiệm vụ cho từng bộ phận phụ trách công tác chào đón nhân viên mới như sau:
- Phòng nhân sự: Giới thiệu nhân viên mới với các phòng ban, giới thiệu lịch sử hình thành và phát triển, nội quy công ty, sơ đồ tổ chức. Đồng thời, phòng nhân sự có trách nhiệm thu thập giấy tờ hồ sơ đầy đủ theo quy định công ty.
- Bộ phận đào tạo: Lên kế hoạch đào tạo hội nhập và thông báo lịch cho nhân viên mới. Đảm nhận thực hiện chương trình đào tạo và kiểm tra sau đào tạo.
- Người quản lý: Giới thiệu người mới với các thành viên trong tổ chức, tạo sự gắn kết. Chia sẻ cách thức làm việc, phối hợp teamwork, mục tiêu để hoàn thành công việc một cách tốt nhất.
- Người đồng hành: Giúp đỡ và giải đáp các câu hỏi, vấn đề thường ngày để tạo cảm giác thân thiện, thoải mái cho nhân viên mới.
- Đội ngũ điều hành: Gặp gỡ, trao đổi với đội ngũ điều hành giúp nhân viên mới hiểu rõ sứ mệnh, chiến lược, tầm nhìn và mục tiêu của tổ chức.
3.2.2 Diễn biến cụ thể các việc cần làm trong ngày đầu nhận việc
Vào ngày đầu tiên đi làm, công việc không phải là phần quan trọng nhất. Quy trình Onboarding nhân sự ở giai đoạn 2 sẽ tập trung giúp nhân viên mới làm quen, trải nghiệm môi trường làm việc thực tế ngay tại công ty.
- Trước tiên, bắt đầu bằng một tour quanh văn phòng để giới thiệu cho nhân viên mới biết các phòng ban và gặp mặt những thành viên cốt cán trong tổ chức, doanh nghiệp.
- Khi kết thúc việc tham quan văn phòng, nhân viên mới sẽ trực tiếp đến bộ phận mình sắp sửa làm việc để chào hỏi và làm quen với các đồng nghiệp cùng phòng ban.
- Tiếp đó, nhân viên mới sẽ được giới thiệu về quy định chung, chế độ lương thưởng, phụ cấp, tiến hành ký hợp đồng và hoàn thiện hồ sơ nhân viên.
- Sau đó, nhân viên mới sẽ được cấp tài khoản, các công cụ, phần mềm hỗ trợ và làm quen cách sử dụng.
- Trưởng bộ phận sẽ gặp gỡ và trao đổi để giải thích rõ nhiệm vụ công việc, cũng như nắm được mong muốn, nguyện vọng của nhân viên mới.
- Vào cuối ngày làm việc đầu tiên, tập thể có thể tổ chức một buổi tiệc nhỏ chào đón nhân viên mới, đồng thời tạo cơ hội để mọi người trong phòng ban làm quen và giao lưu với nhau.
- Bên cạnh đó, HR sẽ đăng một bài viết giới thiệu nhân viên mới trên nhóm hoặc kênh nội bộ của công ty. Điều này giúp nhân sự mới cảm nhận được sự chào đón và bản thân đã trở thành một phần trong “đại gia đình” công ty.
3.3 Thời gian sau khi nhận việc
Training là điều cần thiết nhưng cần đan xen các buổi on-job-training kết hợp với mentoring ngay trong công việc, thay vì training liên tục với tần suất cao. Nhân viên mới với kiến thức được trang bị bài bản chắc chắn sẽ phát huy hết năng lực để hoàn thành nhiệm vụ được giao, góp phần vào sự phát triển của doanh nghiệp.
Ngoài ra, khi được đào tạo thường xuyên, nhân viên sẽ có thái độ tích cực, hiểu rõ công việc mình đang làm và có trách nhiệm hơn. Sau khoảng thời gian 2-3 tháng, doanh nghiệp có thể đánh giá xem nhân viên mới có thật sự là một “mảnh ghép” phù hợp lâu dài trong tổ chức hay không.
4. Bí quyết triển khai Onboard hiệu quả trong doanh nghiệp
4.1 Chào đón nhân viên mới với đa dạng hình thức
Vào ngày đầu tiên đi làm, hãy tạo ấn tượng đáng nhớ bằng cách chào đón mới và khác biệt, thay vì chỉ đưa nhân viên mới đến trước mặt mọi người và giới thiệu đơn giản, sau đó mọi người lại quay về chỗ và tiếp tục làm việc.
Người phụ trách nên chuẩn bị một số món ăn nhẹ hoặc quà tặng để tạo cơ hội cho mọi người tương tác, làm quen với nhau. Ngoài ra, HR có thể tổ chức một bữa ăn trưa để tất cả đi ăn cùng nhau, từ đó giúp tăng thêm tinh thần gắn kết tập thể.
4.2 Giới thiệu nhân viên mới trên các kênh truyền thông
Bên phụ trách nên đăng tải các thông tin về nhân viên mới (hình ảnh, chức vụ,...) trên các kênh truyền thông nội bộ như bảng tin, email. Đây là cách thể hiện sự tôn trọng, cũng như đảm bảo tất cả mọi người trong công ty đều biết đến sự hiện diện của nhân viên mới để có sự chuẩn bị chào đón.
4.3 Xây dựng lộ trình phát triển tại công ty
Mỗi nhân viên mới đều mong muốn xây dựng được một lộ trình phát triển sự nghiệp rõ ràng. Do đó, trong quá trình Onboarding, doanh nghiệp cần xác định nhu cầu và mục tiêu nghề nghiệp của họ để có thể vạch ra một kế hoạch đào tạo phù hợp.
Mỗi cá nhân đều sở hữu những sở trường, sở đoản khác nhau. Vậy nên, việc nắm được thế mạnh, điểm yếu của từng người và cung cấp cho họ những gì cần thiết nhất sẽ giúp tăng năng suất và hiệu quả công việc một cách đáng kể.
4.4 Cân đối, linh hoạt trong đào tạo
Sự vô tâm, hời hợt từ công ty trong công tác đào tạo hội nhập sẽ khiến nhân viên mới cảm thấy lạc lõng, thiếu sự gắn kết với tập thể. Tuy nhiên, nếu quá khắt khe thì vô hình trung lại tạo sự áp lực và không thoải mái khi họ làm việc. Do đó, những người làm công tác quản lý nhân sự cũng cần biết cách cân đối, linh hoạt để nhân viên mới không bị quá tải vì phải tiếp thu quá nhiều thông tin.
4.5 Chỉ định người cố vấn
Ở một số doanh nghiệp, chỉ định trực tiếp một người cố vấn cho nhân viên mới được xem là một giải pháp có tính hiệu quả cao. Trong giai đoạn đầu của quy trình Onboarding, người cố vấn đóng vai trò hỗ trợ, giải đáp mọi thắc mắc cũng như hướng dẫn về công việc cho nhân viên mới một cách chi tiết nhất.
4.6 Theo dõi định kỳ, kịp thời
Bộ phận nhân sự cần theo dõi định kỳ, xem xét, đưa ra phản hồi về đóng góp của nhân viên mới, đảm bảo môi trường làm việc thoải mái. Ngoài ra cần lưu ý đến việc đánh giá nhân viên sau khoảng từ 3 đến 6 tháng. Trên thực tế, có đến 90% nhân viên quyết định ở lại hoặc từ bỏ doanh nghiệp sau 6 tháng làm việc đầu tiên.
5. Doanh nghiệp cần làm gì sau khi kết thúc quy trình Onboard?
Hiệu suất công việc của nhân viên mới thường sẽ được đánh giá vào cuối năm đầu tiên họ vào làm việc. Sau đó, doanh nghiệp cần đưa ra một số cách hỗ trợ hoặc định hướng cho họ về lộ trình phát triển cho bản thân trong thời gian tới.
Đây cũng là thời điểm để doanh nghiệp chuyển từ quy trình Onboarding sang chiến lược giữ chân nhân viên, hay nói cách khác là từ hoạt động đào tạo sang phát triển nguồn nhân lực. Hãy trao đổi lại với nhân viên về mục tiêu phấn đấu, nguyện vọng cũng như bàn về sự thay đổi chế độ lương thưởng sau đó…
Onboard là quy trình “nhập môn” quan trọng không chỉ với nhân sự mới mà còn gắn liền với sự phát triển vững mạnh của một doanh nghiệp. Mong rằng những chia sẻ trên đây của Tiếng Anh giao tiếp Langmaster giúp bạn đọc hiểu được khái niệm Onboard là gì cũng như các bước triển khai Onboarding trong doanh nghiệp.
